Adatvédelmi és titoktartási szabályok

paragraphAz Egyházasberzsenyi Berzsenyi Családi Egyesület
Adatvédelmi Szabályzata

Adatvédelmi és titoktartási szabályok

Az Egyházasberzsenyi Berzsenyi Családi Egyesület (EBBCSE) Adatvédelmi Szabályzata

Az Egyházasberzsenyi Berzsenyi Családi Egyesület Elnöksége (a továbbiakban: EBBCSEE) által kezelt személyes adatok védelme, az érintettek magánszférájának megóvása érdekében adatvédelmi szabályait az alábbiakban állapítja meg. A Szabályzat figyelembe veszi Magyarország adatvédelmi szabályozását, egyszersmind tekintettel van Svájc adatvédelmi jogszabályaira, valamint alapelvei révén az adatvédelem nemzetközi dokumentumaiban foglalt kívánalmakat is érvényre juttatja.

A szabályzatban az Infotv. rövidítés az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló  magyarorszàgi 2011. évi CXII. Törvényre (http://www.naih.hu/files/Infotv-2015-03.pdf)  utal, a DSG pedig a svájci szövetségi adatvédelmi törvényre (Bundesgesetz über den Datenschutz 235.1; http://www.admin.ch/opc/de/classified-compilation/19920153/201401010000/235.1.pdf ).

Az Adatvédelmi Szabályzat megvalósításában mindenki köteles részt venni, aki az EBBCSE-ben végzett tevékenysége kapcsán személyes adatok birtokába jut.

Az adatkezelés alapelvei
Tisztességes és törvényes adatkezelés

Az EBBCSE személyes adatot csupán tisztességes célból és módon, a jogszabályok által meghatározott keretek között kezel. (Infotv. 4. § (1) és DSG Art. 4. 2.)

Célhoz kötött adatkezelés

Az EBBCSE csak az Alapszabályában meghatározott célok megvalósításához, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében kezel személyes adatokat. (Infotv. 4. § (1) és DSG Art. 4. 3. és 4.)

Adatok minőségének elve

Az EBBCSE az általa kezelt adatok naprakészsége, teljessége és pontossága érdekében minden intézkedést megtesz. Ha az adatok minőségének érdekében ez szükséges, az érintettel adategyeztetést kezdeményez. (Infotv. 4. § (4) és DSG Art. 5. 2.)

A személyes adatok kezelésének részletes szabályai

Az érintett hozzájárulása

Az EBBCSE céljai megvalósítása érdekében személyes adatokat kezel azokról a személyekről, akik adataik kezeléséhez önkéntesen hozzájárulásukat adják. A 16 éven aluli rokonok személyes adatait a törvényes képviselő hozzájárulásával, illetve a 16 éven aluli gyermek nyilatkozatának utólagos jóváhagyása alapján kezeli. (Infotv. 5. § (1) és (3), valamint DSG Art. 4. 5. és Art. 12. 2.)

Értesítés az adatok felhasználásáról

Az EBBCSEE értesíti az EBB Családtagot/tagokat, ha annak személyes adatait felhasználni kívánja (pl. családfa összeállítására). Ennek közléséhez szükséges az érintett/ek hozzájárulása.

A hozzájárulás csak írásban, hagyományos vagy elektronikus levélben alkalmas arra, hogy az érintett akaratát kifejezhesse. Kétség esetén azt kell vélelmezni, hogy az érintett adatai kezeléséhez a hozzájárulást nem adta meg. (Infotv. 5. § (1) és (8), valamint DSG Art. 4. 5.)

Az adatkezelés jogalapja az érintett önkéntes hozzájárulása (Infotv. 5. § (1) és (3), valamint DSG Art. 4. 5. és Art. 12. 2.)

Kapcsolattartás és családi összejövetelek

Kapcsolattartás és családi összejövetelek szervezése céljából az EBBCSE az érintettek nevét, életkorát, lakcímét, e-mail címét, telefonszámát, az érintett által megadott egyéb elérhetőségét tárolja és használja fel. További adatok az érintett hozzájárulásával kezelhetők, amennyiben ez a kapcsolattartás céljából szükséges. A felvett adatok az érintett hozzájárulásának visszavonásáig kezelhetők.

 Családfa

Az EBBCSEE a családi kapcsolatok feltárása érdekében folyamatosan naprakész családfát épít, amelyet a széles család közös adatbázisaként kezel és oszt meg mindazokkal, akik azon szerepelnek. A családfa az interneten csak jelszóval védett felületen jeleníthető meg teljes terjedelmében.

Adatok továbbítása harmadik személynek

Az EBBCSEE által kezelt személyes adat harmadik fél számára akkor tehető hozzáférhetővé, amennyiben ahhoz az érintett előzetesen hozzájárul. Abban az esetben, ha a családfán található személlyel a családfa egy másik szereplője kíván kapcsolatba lépni, az EBBCSEE az adatok kölcsönös megosztását megelőzően közvetíti a kapcsolatfelvétel szándékát. Ennek kedvező fogadtatása esetén kerülhet sor a kapcsolatfelvételhez szükséges adat (tipikusan: e-mail cím / telefonszám) megosztására.

E-mail címlista, kör e-mail

Az EBBCSE a család tagjainak küldendő elektronikus üzenetekben olyan módon tünteti fel a címeket, hogy annak révén a családtagok egymás e-mail címeit, egyéb elérhetőségét ne láthassák.

Személyes adatok nyilvánosságra hozatala

Az érintett személyes adatait (fényképét, nevét stb.) csak akkor lehet nyilvánosságra hozni (így például az EBBCSE honlapján bárki számára hozzáférhetővé tenni, vagy közösségi oldalon elhelyezni), ha ahhoz az érintett előzetesen kifejezett hozzájárulását – írásban – adta. Ennek a szabálynak a tiszteletben tartásához az EBBCSEE a család minden tagjának közreműködését kéri.

Egyesületi közgyűlés – titoktartás szabályai

Az EBBCSE közgyűlésén résztvevők az ott megismert személyes adatokról ott jelen nem lévők számára tájékoztatást nem adhatnak. A közgyűlésről készített jegyzőkönyvet olyan módon kell elkészíteni, hogy azon csupán azok az adatok szerepeljenek, amelyek az EBBCSE feladatainak megvalósításához elengedhetetlenek.

Az adatok biztonsága (Infotv. 7. §)

Az EBBCSE elnöke gondoskodik az adatok biztonságos tárolásáról, amelynek helyszíne az Egyesület székhelye. A személyi számítógépen tárolt adatok technikai védelme révén az EBBCSE megakadályozza az adatokhoz való jogosulatlan hozzáférést, az adatok véletlen megsemmisülését és sérülését, valamint intézkedéseket tesz annak érdekében, hogy az adatok ne váljanak hozzáférhetetlenné.

A technikai védelem azt is megakadályozza, hogy arra jogosulatlan személy az adatállományba adatot bevigyen, onnan kimásoljon, személyes adatot hozzáférhetetlenné tegyen.

 Az érintett jogai (Infotv. 14-18. §, DSG Art. 15)

Az érintett tájékoztatást kérhet arról, hogy az EBBCSEE milyen személyes adatait kezeli. A kérelemnek az EBBCSEE a lehető legrövidebb időn belül, legkésőbb azonban 30 napon belül eleget tesz.

Amennyiben a róla nyilvántartott adatok nem pontosak, teljesek, illetve naprakészek, az érintett a helyes adatok megadása mellett kérheti adatai helyesbítését.

Az érintett írásban kérheti az EBBCSEE által róla nyilvántartott adatok törlését. A kérelmet nem kell megindokolni.

Elhunyt családtag adatainak törlését a hozzátartozók kérhetik. Az ilyen jellegű kéréseknek az EBBCSE soron kívül tesz eleget.

Jogorvoslat (Infotv. 14-18. §, DSG Art. 15)

Amennyiben az érintett úgy ítéli meg, hogy személyes adatai kezelése során az EBBCSEE nem a jogszabályoknak megfelelő módon járt el, panasszal az Egyesület elnökéhez fordulhat. Amennyiben a panasz ilyen módon nem intézhető el, beadvánnyal a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz www.naih.hu  postacím: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C, vagy keresettel közvetlenül a  Svájci, Zürichi Bírósághoz fordulhat. A döntés joga a Zürichi Bíróságnál (Zürcher Gerichtshof) van.

Brütten, 2014. màrcius